Wie erhalten Gäste Zugriff auf Office 365?
Informatik, 20. September 2019, Patrick Scheppler
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Um den Gästezugriff in Office 365 ranken sich einige Mythen. Im Internet sind viele Artikel abrufbar, die den Zugriff von Externen auf die eigene Office 365-Umgebung behandeln. Da die Suche nach entsprechenden Informationen aufwändig ist, bieten wir Ihr einen Überblick.
Unser kostenloser Guide zum Gästezugriff in Office 365 bringt in kompakter Form Licht ins Dunkel .
Gäste sind aus Sichtweise von Office 365 Personen, die keine E-Mail-Adresse der Schule oder der Firma der Office 365-Umgebung besitzen.
Ein Beispiel:
Mitarbeiterin S. will einen Chat mit Kollege F. ausserhalb der Firma starten. Sie muss Kollege F. als Gast zur Office 365-Umgebung einladen.
Daten der Firma schützen
Es ist aus Firmensicht unverantwortlich, wenn der Gästezugriff in Office 365 ohne Konzepte und Vereinbarungen aktiviert wird. Zwar ist die Datensicherheit in Office 365 bereits «out of the box» sehr hoch, betreffend Datenschutz müssen aber einige Voraussetzungen erfüllt werden. Unter anderem muss genau definiert werden:
- wer Gäste in Office 365 einladen darf,
- welche Funktionen die Gäste im Detail in Office 365 haben dürfen und
- ob der anonyme Zugriff auf Daten in der eigenen Office 365-Umgebung erlaubt ist.
Es lohnt sich, eine Vereinbarung für den Gästezugang zu erstellen, insbesondere, wenn Erziehungsberechtigte und Lehrbetriebe Zugang zu unterrichtsrelevanten Inhalten ihrer Zöglinge erhalten möchten.
Online-Meetings mit Gästen
Microsoft Teams hat alle Funktionen von Skype (for Business) übernommen: So können Meetings online mit oder ohne Videoübertragung durchgeführt werden. Meeting-Teilnehmende können auch externe Personen sein, z. B. Lehrpersonen und Schülerinnen und Schüler aus anderen Schulen, Firmen, Eltern. Diese Funktion öffnet viele neue Möglichkeiten, wie z. B. das Übertragen ganzer Unterrichtssequenzen für Schülerinnen und Schüler, die aus diversen Gründen zuhause bleiben müssen, oder das Durchführen von Sitzungen mit externen Personen, ohne dass diese weite Reisen unternehmen müssen.
Spielregeln für Online-Chats
Die Funktion kann aber missbräulich verwendet werden: Während einer Prüfung überträgt eine Schülerin die Fragen live zu einer Kollegin (in- und ausserhalb der Schule), worauf diese parallel dazu im Chat die nötigen Hilfestellungen und Lösungen gibt.
Die Schule oder die Firma muss sich auch hier ein Konzept zurechtlegen, das die Spielregeln der Online-Chats klar definiert. Aus Erfahrung wäre es aber unklug, Online-Meetings mit Gästen für alle Mitarbeitenden zu unterbinden. Man kann sich überlegen, ob Schülerinnen und Schüler die Online-Meeting-Funktion mit Gästen wirklich benötigen, und diese gegebenenfalls unterbinden.
Elternchat mit Microsoft Teams
Microsoft hat seit längerer Zeit angekündigt, dass es in Zukunft möglich sein wird, mittels Teams einen Elternchat einzurichten und so die weit verbreiteten WhatsApp-Elternchats abzulösen. So wie es heute aussieht, wird die Funktion aber nur möglich sein, wenn die Schule den so genannten «School Data Sync» verwendet. Dies ist ein kostenloses Tool von Office 365, das automatisiert Benutzerkonten für Schülerinnen und Schüler, Lehrpersonen und neu auch Eltern in Office 365 erstellt.
Es ist bereits heute möglich, einen Elternchat mit Microsoft Teams einzurichten. Dies zeigt unser kostenloser Guide zum Gästezugriff .
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