Ferienabwesenheitsnotizen werden meist auf den letzten Drücker noch kurz vor der langersehnten Abreise in den Urlaub eingerichtet. Zeit und Musse, um über passenden Inhalt, angemessenen Ton oder sprachlich-stilistische Finessen nachzudenken? Fehlanzeige! Ein Fehler, wenn man bedenkt, welch wichtige Funktion die Abwesenheitsmeldungen haben. Worauf aber kommt es an? Wir haben unsere Kommunikationsexpertinnen Christine Wernli, Jasmine Wietlisbach und Gerrit Künzel gefragt und wertvolle Praxistipps erhalten!

Sind Ferienabwesenheitsmeldungen ein unnötiges Ärgernis oder ein absolutes Muss?

Christine Wernli: Für externe wie auch für interne Kunden und Geschäftspartner ist es ein Muss zu erfahren, ob die Ansprechperson verfügbar ist oder nicht. Firmen definieren oft den Zeitrahmen, in welchem Emails beantwortet werden sollen. Wenn dieser aufgrund des Urlaubs oder anderen Abwesenheiten nicht eingehalten werden kann, muss informiert werden.

Jasmine Wietlisbach: Bei Ferien oder anderen Abwesenheiten, auch wichtig bei Teilzeitarbeitenden, ist eine Abwesenheitsmeldung definitiv ein Muss. Wenn die Empfänger:innen der Abwesenheitsmeldung wissen, dass die zuständige Person nicht erreichbar ist, können sie entsprechend handeln. Wird der Abwesenheitsassistent nicht aktiviert, werden Arbeitsabläufe womöglich verzögert oder gestört.

Sollten Ferienabwesenheitsmeldungen innerhalb einer Unternehmung einheitlich oder individuell gestaltet werden?

Jasmine Wietlisbach: Das ist eine Frage der Unternehmenskommunikation. Soll der Auftritt nach aussen einheitlich erscheinen, müssen auf jeden Fall von der Kommunikationsabteilung Vorlagen für die Abwesenheitsmeldung zur Verfügung gestellt werden.

Müssen Ferienabwesenheitsmeldungen ernsthaft und sachlich verfasst werden oder dürfen sie humorvoll und kreativ sein?

Christine Wernli: Wenn Respekt, Inhaltsregeln und die Regeln der Unternehmung eingehalten werden, dürfen Ferienabwesenheitsmeldungen durchaus humorvoll sein. Zudem können die Meldungen intern und extern variieren. Die Kundenansprache darf sich unterscheiden von der Meldung an die Arbeitskolleg:innen intern, jedoch auch hier unter Berücksichtigung zwingender Inhalte.

Gerrit Künzel: Wenn Mitarbeitende dir zu Beginn der Ferien schreiben, nur um deinen humorvollen Autoresponder zu lesen, dann hast du zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Erstens sind deine Mitarbeitenden nun bestens informiert und zweitens hast du für einen Moment für ein Schmunzeln gesorgt. Von einem Text, der sachlich korrekt und humorvoll ist, profitieren alle.

Jasmine Wietlisbach: Eine Prise Humor schadet bestimmt nicht und bringt ein bisschen Farbe in den manchmal grauen Büroarbeitstag. Wichtig ist jedoch, dass die Abwesenheitsmeldungen alle wichtigen Informationen enthalten.

Sind humorvolle Ferienabwesenheitsnotizen eher eine Chance oder eine Gefahr für ein Unternehmen?

Christine Wernli: Es kommt auf die Branche und auf die Zielgruppen an. Zum Beispiel unterscheiden sich die Finanzbranche und ein Start-up, welches junge Erwachsene als Zielgruppe hat, sehr. Die Abwesenheitsnotiz muss im Hinblick auf die Ansprechgruppen verfasst werden.

Interessante Fragen dürfen sich die Unternehmen stellen: Welche Corporate Behaviour – Richtlinien gelten in unserer Firma? Sind diese klar kommuniziert, und sind die Mitarbeitenden damit vertraut?

Jasmine Wietlisbach: Mit ein bisschen Witz und Charme kann man als Unternehmen sicherlich an Sympathie gewinnen. Aber auch hier gibt es Grenzen, welche klar vorgegeben und kommuniziert werden sollten.

Worauf musst du beim Verfassen deiner Ferienabwesenheitsnotiz also unbedingt achten?

• Die Abwesenheitsdauer muss deutlich werden: «Abwesenheit bis …» oder «ab Datum XY wieder erreichbar»
• Die Empfänger:innen müssen wissen, ob die Email weitergeleitet oder gelesen wird. 
• Falls die Nachricht nicht gelesen wird, musst du die Stellvertretung mit Kontaktdaten angeben.
• Füge die E-Mail Signatur ein.
• Test deine Abwesenheitsnotiz, bevor du in die Ferien fährst.
• Gesunder Menschenverstand und ein bisschen Einfühlungsvermögen helfen dir beim Formulieren einer passenden (nicht allzu langweiligen) Abwesenheitsnotiz

Die Autoren: Isabel Matter, Christine Wernli, Jasmine Wietlispach, Gerrit Künzel