Word – Schluss mit Formatierungsfrust
Informatik, 17. Mai 2024, Daniel Zysset
Du stellst regelmässig Texte aus den unterschiedlichsten Quellen in Word zusammen? Dann kennst du den Frust, der aufkommt, wenn du all die verschiedenen Formatierungen nicht in den Griff bekommst.
Wenn dann noch Zeitdruck dazu kommt, werden solche Übungen schnell einmal zum Stress. An einem grossen Dokument gehen schnell einmal ein paar Stunden drauf.
Grundsätzlich kann man in Word unter Datei – Optionen im Abschnitt Einstellungen einstellen, wie sich Word beim Kopieren und Einfügen verhalten soll.
Die Erfahrung sagt: Es passt einfach nie!
Der versierte Anwender nutzt oftmals das Menü Start – Einfügen, um beim Überfahren der Icons live zu beobachten, wie sich der eingefügte Text verhält.
Mit «Ursprüngliche Formatierung beibehalten» werden alle Formatierungen aus der Quelle übernommen. Dadurch entsteht der grösste Nachbearbeitungsaufwand. Es werden unerwünschte Schriften und Formatvorlagen übernommen, die in einem CI/CD-konformen Dokument nichts zu suchen haben.
«Formatierung zusammenführen» übernimmt diverse Formatierungen wie z. B. Fettschrift, Unterstreichungen, Listen- und Tabellenstrukturen. Schriftart, -grösse und -farbe werden wie vom Zieldokument definiert übernommen.
«Nur den Text übernehmen» kann sehr häufig, aber eben nicht immer die erste Wahl sein. Damit werden beim Einfügen alle Formatierungen entfernt. Der eingefügte Text übernimmt die Formatvorlage «Standard» aus dem Zieldokument.
Gerade wenn du Texte aus einer Webseite übernimmst, sind neben unerwünschten Textformatierungen oft auch Tabellen und Bilder für die Layoutgestaltung hinterlegt. Diese werden nicht mitkopiert.
Sehnlichst erwartet!
Mit dem neusten Monatsupdate im Mai 2024 spendiert Microsoft Word eine neue Tastenkombination CTRL + SHIFT + V, mit der ein Text blitzschnell unformatiert eingefügt werden kann. Damit deckt Word gut 90 Prozent meiner Anwendungsfälle im Arbeitsalltag ab.
Tipp:
Ebenfalls neu kann mit CTRL + ALT + C ein beliebiges Format kopiert und über CTRL + ALT + V auf ein anderes Objekt übertragen werden.
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