Outlook QuickSteps – Der Turbo für deinen Arbeitsalltag
Informatik, 12. September 2023, Daniel Zysset
Hast du schon einmal davon geträumt, dass sich deine Aufgaben wie von selbst erledigen? Zugegeben, das wäre ziemlich langweilig! Aber wir haben heute einen Tipp für dich, wie du zeitraubende, wiederkehrende Aufgaben in deinem Outlook-Postfach ganz einfach automatisieren kannst.
Die Funktion QuickSteps findest du in Outlook in der Menüleiste Start. Im Gegensatz zu der bekannten Funktion «Regeln», mit der sich ein E-Mail in einen bestimmten Ordner verschieben lässt, ermöglicht QuickSteps das gleichzeitige Ausführen mehrerer Befehle.
Du hast ein E-Mail erhalten, das an deine Team-Kollegen weitergeleitet werden musst (2).
Das E-Mail soll bei dir «Als gelesen» markiert sein (1), in einem bestimmten Ordner archiviert werden, (3) und Outlook soll daraus eine Aufgabe (4) erstellen, die auch gleich mit einer Kategorie eingefärbt wird (5).
Zum Schluss wird dem QuickStep noch eine von neun möglichen Tastenkombinationen zugewiesen.
Hat dich das Beispiel neugierig gemacht?
Outlook QuickSteps erstellen
Um einen neuen «Schnellbefehl» in Outlook einzurichten, klickst du in der Menüleiste oben im Feld «QuickSteps» auf den Befehl «Neuer QuickStep».
Regelmässig genutzte QuickSteps werden bereits vorbereitet zur Verfügung gestellt und können mit «Bearbeiten» individuell angepasst werden.
Wir wählen die Option «Benutzerdefiniert…».
Damit stehen uns alle Befehle zur Verfügung, die mit einem QuickSteps automatisiert werden können. Beginne mit einem Aussagekräftigen Namen. Unter «Aktion auswählen» beginnst du mit der ersten Anweisung.
Füge dem QuickStep weitere Anweisungen hinzu. Probiere einige Einstellungen aus. Ein QuickStep kann jederzeit über das Papierkorbsymbol wieder aus den Aktionen gelöscht werden.
Für die QuickSteps, die du täglich verwendest, vergibst du nun der Priorität nach eine Tastenkombination. So kann ein E-Mail im Posteingang einfach ausgewählt werden. Mit der Tastenkombination werden alle Aktionen dieser QuickSteps sofort ausgeführt.
Tipp:
Aktionen die direkt mit dem Nachrichteninhalt des Mails zu tun haben, können über «Optionen anzeigen» mit Informationen ergänzt werden.
Wird ein E-Mail z. B. mit einem QuickStep beantwortet, kannst du einen automatischen Text vorgeben.
Hier stellst du auch eine Verzögerung für den Versand ein. Dies ist praktisch, falls du mal die falsche E-Mail mit einem QuickStep ausführst.
Über «QuickSteps verwalten» können die Aktionen bearbeitet, dupliziert oder auch wieder gelöscht werden.
Wenn mehr QuickSteps definiert sind als Tastenkombinationen zur Verfügung stehen, ist es hilfreich, die Liste nach Priorität zu sortieren.
Hinweis:
Du kannst QuickSteps pro verbundenes Postfach individuell einrichten. Für jedes Postfach stehen jeweils neun Tastenkombinationen zur Auswahl.