Du hast soeben ein E-Mail mit einer Anfrage erhalten. Du planst, das E-Mail in der nächsten Woche zu bearbeiten. Da die Bearbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen wird, willst du Sie im Kalender dafür einen Termin reservieren.

Ziehe dazu das E-Mail aus dem Posteingang in der Outlook-Navigationsleiste direkt auf das Kalender-Symbol. Outlook öffnet nun ein neues Fenster für die Terminerfassung. Dabei werden alle Informationen wie der Betreff und der E-Mailinhalt automatisch übernommen.

Nun definierst du nur noch das Datum und die Zeit und mit Speichern wird der Termin im Kalender eingetragen.

Wer wichtige E-Mails in Outlook-Ordner archivieren will, kennt das Problem: Nicht jedes E-Mail hat einen guten oder brauchbaren Betreff. Am häufigsten macht sich dies unangenehm bemerkbar, wenn du im Nachhinein ein E-Mail suchst.

Um den Betreff eines E-Mails im Posteingang anzupassen, öffnest du dies zuerst. Danach kannst du den Betreff direkt überschreiben und mit Speichern anpassen.

Tipp: Möchtest du auch den Inhalt eines E-Mails oder sogar die Word-Anlage anpassen, klickst du im geöffneten E-Mail über das Menü Nachricht im Abschnitt Verschieben auf Aktionen. Hier findest du den Befehl Nachricht bearbeiten.

Du hast im Unternehmen deinen Kalender freigegeben. Damit sehen andere Personen deine Termine und wann du ein freies Zeitfenster hast, um zum Beispiel an einer Sitzung teilzunehmen. Es ist sinnvoll, die Arbeitswoche genauer zu definieren.

Neben der Definition der normalen Präsenzzeit könnte besonders für Teilzeit-Mitarbeitende auch die Auswahl der Arbeitstage interessant sein.

So sieht ein Organisator schon bei der Planung der Besprechung, an welchen Tagen du verfügbar bist. Im Beispiel wurde, neben Samstag und Sonntag, zusätzlich der Mittwoch als freier Tag definiert.

Du kannst dies im Menü Datei unter den Optionen im Abschnitt Kalender einstellen. Dort kannst du auch die grundlegenden Arbeitszeiten festlegen.