Meine Top-Drei der Outlook-Tipps - Weiterbildung Zofingen

Meine Top-Drei der Outlook-Tipps

post thumbnail

Informatik, 19. Oktober 2022, Daniel Zysset

Outlook ist ein täglicher Begleiter und aus meinem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Daher ist es wichtig, die einzelnen Arbeitsschritte regelmässig zu prüfen und wenn sinnvoll zu optimieren. Du kannst mit meinen Top-Drei beginnen:

Tipp 1: Erstelle aus einem E-Mail schnell einen Termin

Du hast soeben ein E-Mail mit einer Anfrage erhalten. Du planst, das E-Mail in der nächsten Woche zu bearbeiten. Da die Bearbeitung einige Zeit in Anspruch nehmen wird, willst du Sie im Kalender dafür einen Termin reservieren.

Ziehe dazu das E-Mail aus dem Posteingang in der Outlook-Navigationsleiste direkt auf das Kalender-Symbol. Outlook öffnet nun ein neues Fenster für die Terminerfassung. Dabei werden alle Informationen wie der Betreff und der E-Mailinhalt automatisch übernommen.

Nun definierst du nur noch das Datum und die Zeit und mit Speichern wird der Termin im Kalender eingetragen.

Tipp 2: Einen E-Mail-Betreff anpassen

Wer wichtige E-Mails in Outlook-Ordner archivieren will, kennt das Problem: Nicht jedes E-Mail hat einen guten oder brauchbaren Betreff. Am häufigsten macht sich dies unangenehm bemerkbar, wenn du im Nachhinein ein E-Mail suchst.

Um den Betreff eines E-Mails im Posteingang anzupassen, öffnest du dies zuerst. Danach kannst du den Betreff direkt überschreiben und mit Speichern anpassen.

Tipp: Möchtest du auch den Inhalt eines E-Mails oder sogar die Word-Anlage anpassen, klickst du im geöffneten E-Mail über das Menü Nachricht im Abschnitt Verschieben auf Aktionen. Hier findest du den Befehl Nachricht bearbeiten.

Tipp 3: Arbeitszeit im Kalender definieren

Du hast im Unternehmen deinen Kalender freigegeben. Damit sehen andere Personen deine Termine und wann du ein freies Zeitfenster hast, um zum Beispiel an einer Sitzung teilzunehmen. Es ist sinnvoll, die Arbeitswoche genauer zu definieren.

Neben der Definition der normalen Präsenzzeit könnte besonders für Teilzeit-Mitarbeitende auch die Auswahl der Arbeitstage interessant sein.

So sieht ein Organisator schon bei der Planung der Besprechung, an welchen Tagen du verfügbar bist. Im Beispiel wurde, neben Samstag und Sonntag, zusätzlich der Mittwoch als freier Tag definiert.

Du kannst dies im Menü Datei unter den Optionen im Abschnitt Kalender einstellen. Dort kannst du auch die grundlegenden Arbeitszeiten festlegen.

Klarheit schaffen und Zeit sparen Es sind nur wenige Klicks, die mir einiges an Zeit ersparen. Die Suche nach themenbezogenen E-Mails ist kein Hürdenlauf mehr und erspart mir das Rätseln nach verschiedenen Stichworten. Termine sind fix erstellt und enthalten alle relevanten Informationen.

Daniel Zysset

Der Autor

daniel.zysset@bwzofingen.ch

AKTUELL

Energie sparen!

Der Regierungsrat des Kantons Aargau hat Energiesparmassnahmen beschlossen, um auf die mögliche Strom- und Gasmangellage zu reagieren. Wir unterstützen das Vorhaben ab 19. September 2022 mit den Massnahmen: Die Schulräume der Weiterbildung Zofingen werden während der Heizperiode auf maximal 20 Grad geheizt. Apparate und Geräte, die nicht in Betrieb sein müssen, werden abgeschaltet. Stromverbrauch von privaten Geräten senken. - Danke, dass Sie mithelfen Energie zu sparen!

Leadership Führungsfachleute

Mit dem Zertifikat Leadership der Schweizer Vereinigung für Führungsausbildung (SVF) steigen Sie optimal ins Thema Führung ein. Sie erwerben hier die wichtigen sozialen Führungskompetenzen.

Mehr dazu

Japanisch Schnupperlektion

Besuchen Sie kostenlos eine Schnupperlektion. Frau Tazuko Widmer entführt Sie in die faszinierende Sprache!

Mehr dazu

Microsoft 365 für Schulen

Jetzt oder nie: Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Microsoft 365 und BYOD an Ihrer Schule. Vom Konzept bis zur Weiterbildung – alles aus einer Hand.

Mehr dazu

Keine News mehr verpassen 

Folgen Sie uns auf LinkedIn.  
Damit Sie immer und überall von unseren Angeboten profitieren können.